Office 2016 : analyse des nouveautés de la suite bureautique

Office 2016 est disponible depuis le 22 septembre officiellement. Si je vous ai proposé un listing des nouveautés de la suite bureautique, qu'est-ce ça donne dans la pratique ? Pour vous, je testerai donc les principales nouveautés et vous livrerai mon feedback général.

En toute franchise, on a hésité à vous faire un test d'Office 2016. Il faut se rendre à l'évidence : Office est paradoxal puisqu'il ne s'agit pas d'un produit ultra sexy mais se révèle, et ce, depuis de nombreuses années, indispensable quand on veut vivre une expérience bureautique riche, complète et compatible avec tout ce qui existe. Si vous rencontrez un souci pour installer la nouvelle suite bureautique, Microsoft a pensé à vous et propose des guides de démarrage rapide d'Office 2016. Pour le reste, dans mon cas, je me suis rendu sur mon compte Office 365 et j'ai cliqué sur "Installer" puisque l'on me dit qu'"Office 2016 est désormais disponible" :

Une fois l'installation effectuée, les anciennes icônes rattachées à la barre des tâches vont disparaître. Il faudra se rendre le menu Démarrer, puis dans "Toutes les applications" pour replacer les services que vous voulez utiliser.

Word 2016

Chaque logiciel s'équipe désormais d'un champs intitulé "Dites-nous ce que vous voulez faire". Dès la première lettre, vous aurez des suggestions d'action à effectuer. Très pratique pour être ultra productif. Mon discours sera le même : je trouve cela très pratique puisqu'un document peu vite devenir très volumineux et exiger des accès rapides pour agir au plus vite.

La co-création de document

Vous le savez, Word 2016 a pour lui une fonction de collaboration en temps réel. Pour cela, une fois que vous voulez travailler à plusieurs, ou partager votre contenu, il suffira de cliquer sur l'option "partager" en haut à droite. Comme vous pouvez le voir, il faudra enregistrer une copie de son document en ligne en premier lieu pour profiter de cette fonction de partage. Pour cela, cliquez sur "enregistrer dans le cloud". Vous serez invités à l'enregistrer, notamment, sur OneDrive.

Là, je peux proposer à Arnaud de travailler avec moi (je lui permets donc d'éditer mon document ou juste de voir le document). Ça marche plutôt bien. Notez donc que j'ai créé ce document partagé via le logiciel de Word 2016 (via mon abonnement Office 365, mais ça marche de façon similaire avec la licence unique d'Office 2016), soit la version installée sur mon PC. Pour que les autres utilisateurs puissent faire des modifications, ils devront utiliser, soit Office 2016, soit Word Online. Il s'agit, en effet, d'une fonction qui était déjà présente sur la variante en ligne de Word. Comme chez la concurrence, vous verrez des indications colorées pour savoir qui fait quoi avec le nom de l'utilisateur.

Dans l'idée, la co-création est aujourd'hui primordiale et fait gagner un temps indéniable pour ceux qui doivent collaborer sans être au même endroit. Il arrive, avec Arnaud, que l'on doive écrire des documents à quatre mains, ce genre de fonctionnalité a donc clairement du sens.

La recherche intelligente

La fonctionnalité d'Office 2016 que je trouve la plus excitante sera, sans nul doute, la "Recherche intelligente". Cliquez sur un mot de votre texte, vous verrez l'option "Insights" qui apparaîtra. Dans un premier temps, il va falloir accepter la déclaration de confidentialité pour donner accès à Bing. Histoire d'éviter de mettre de l'huile sur le feu (de la polémique de Windows 10 et sa sécurité), vous agirez de façon responsable et assumée. Cliquez sur "OK". De base, vous pourrez profiter du contenu issu de Wikipédia ou du Web.

Vous pouvez aussi définir un mot (avec un dictionnaire intégré). Ici, je souligne le mot "Partager" pour avoir son sens. Il suffit, en cliquant sur le mot désiré, de cliquer sur "Définir" et non "Explorer". Si on lit les détails des définitions des mots sélectionnés, on peut voir qu'il s'agit du dictionnaire Oxford. Le tout est néanmoins géré par Bing, il faudra donc avoir une connexion activée pour en profiter. Vous pouvez également faire un clic droit puis choisir rapidement "Recherche intelligente".

Alors, aussi convaincu que prévu ? Oui, c'est très efficace. Même si, encore aujourd'hui, je suis très fidèle au moteur de recherche de Google, Bing ici se révèle assez puissant. Pour la recherche sur Wikipédia/Le Web, c'est plutôt bon aussi. De plus, si vous faites une recherche d'une personnalité (j'ai voulu en savoir plus sur mon camarade Albert), une photo peut être présente également. Défaut ? Pour en savoir plus, je suis obligé de cliquer sur l'article ciblé. Oui, on peut bien voir l'aperçu rapide du personnage, mais ça ne va pas plus loin. Pourquoi ne pas envisager un contenu plus conséquent à l'avenir ? Dans tous les cas, et c'est surtout vrai pour le dictionnaire qui permet de voir si le mot choisi dans son texte est le bon, cette fonctionnalité fait gagner beaucoup de temps et marche au poil.

Sans faire un comparatif esthétique au millimètre près, Word 2016 me semble plus cohérent que la variante 2013, qui avait déjà fait un beau bond en avant niveau design. Le traitement de texte propose également d'autres choses, pratiques, plus ergonomiques, comme les équations manuscrites (fonction commune à tous les logiciels, ou presque) que je vous laisserai découvrir si vous en avez le besoin !

Excel 2016

La fonction de coédition fonctionne également sous Excel. On retrouve le même principe que sur Word. Alors, rien ne me sert de me faire passer pour ce que je ne suis pas : Excel, j'y fais des listes, je gère mes finances de façon maladroite avec les formules d'addition ou de multiplication, au mieux. Et... heu, c'est tout. Ah, non, parfois, je m'amuse à voir le nombre maximum de cellules d'une feuille de calcul (ne le niez pas, je suis sûr que certains l'ont déjà fait !). Mais rien de plus. Pourtant, le tableur propose une richesse mathématique complètement folle. Mais si vous l'utilisez pour des raisons professionnelles, vous le savez !

Les graphiques recommandés

La première nouveauté sera les nouveaux graphiques. Au nombre de six, on retrouve, selon le besoin, le compartimentage, les rayons de soleil, la cascade, l'histogramme, le pareto ou le graphique "zone et valeur". Alors, si, personnellement, je n'aurai l'utilité d'aucun de ces nouveaux graphiques, l'offre actuelle pour Excel est la plus intéressante. Excel 2016 s'offre aussi les "graphiques recommandés". Ainsi, en rentrant des données, vous pouvez demander au logiciel ce qui a le plus de pertinence. Bon, mes données sont assez minimalistes mais on peut voir, si je choisis le graphique "Secteurs", que j'ai pu économiser plus facilement en mai que sur les autres mois :

La prévision en un clic est aussi une nouveauté jugée très importante. Pour éviter de dire des bêtises, voici ce que Microsoft nous dit sur la chose : "Dans les versions antérieures d’Excel, seules les prévisions linéaires étaient disponibles. Dans Excel 2016, la fonction PREVISION a été étendue pour permettre l’établissement de prévisions sur la base du lissage exponentiel (par exemple, PREVISION.ETS()...). Cette fonctionnalité est également accessible par le biais d’un nouveau bouton de prévision cliquable".

Mais Excel, c'est aussi des améliorations apportées aux tableaux croisés dynamiques. Si vous êtes concernés, voici ce qu'on en dit :

• La détection automatique des relations découvre et crée pour vous les relations entre les tables utilisées dans le modèle de données de votre classeur. Excel 2016 sait lorsque votre analyse nécessite de lier plusieurs tables et vous en informe. D’un simple clic, il génère les relations pour vous permettre d’en tirer parti immédiatement.
• Les opérations de création, modification et suppression des mesures personnalisées peuvent désormais être effectuées directement à partir de la liste Champs de tableau croisé dynamique. Vous gagnez ainsi un temps précieux lorsque vous devez ajouter d’autres calculs pour votre analyse.
• Le regroupement automatique des heures vous permet d’utiliser plus efficacement vos champs d’heure (année, trimestre, mois) dans votre tableau croisé dynamique, via leur détection et regroupement automatiques. Une fois celles-ci regroupées, faites simplement glisser le groupe vers votre tableau croisé dynamique en une seule action et commencez immédiatement votre analyse au sein des différents niveaux d’heures grâce aux fonctionnalités d’exploration vers le bas.Les boutons d’exploration descendante des graphiques croisés dynamiques vous permettent de zoomer au sein des regroupements d’heures et autres structures hiérarchiques dans vos données.
• La liste de champs Rechercher dans le tableau croisé dynamique vous permet d’accéder aux champs importants au sein de votre jeu de données.
• La fonctionnalité intelligente d’attribution d’un nouveau nom vous permet de renommer des tableaux et colonnes dans le modèle de données de votre classeur. À chaque modification, Excel 2016 met automatiquement à jour les tables et calculs associés au sein de votre classeur, y compris les feuilles de calcul et formules DAX.
• Plusieurs améliorations ont été apportées à l’utilisation. Par exemple, l’application différée des mises à jour vous permet d’effectuer plusieurs modifications dans Power Pivot sans attendre leur propagation individuelle dans le classeur. Les modifications sont toutes propagées en une fois, à la fermeture de la fenêtre Power Pivot.

PowerPoint 2016 et OneNote 2016

PowerPoint 2016 sera également marqué par son nouveau champ de recherche. Je trouve ça pas mal du tout, en ce sens où PowerPoint, j'ai toujours trouvé ça intuitif, mais, naturellement, l'ensemble de diapos devient vite difficile à manipuler. Inspiré par le dernier Excel, PowerPoint 2016 ajoute les mêmes nouveaux graphiques et cumule l'avantage de la recherche intelligente et de partage et coédition de Word 2016. On retrouve également le système d'équations manuscrites. Quoi de plus alors avec ce PowerPoint 2016 ? Pas grand-chose, a priori.

Concernant OneNote 2016, les nouveautés sont assez minimalistes également. Selon Microsoft, "le programme présente l’apparence familière de la version 2013 avec une bordure plus colorée". Microsoft rappelle la prise de notes via Microsoft Edge ou via la fonctionnalité me@onenote.com qui permet d'envoyer du contenu de votre boîte mail directement sur OneNote. On pourra aussi évoquer OneNote Clipper qui offre la possibilité de capturer du contenu web pour un transfert immédiat vers OneNote. Si vous venez d'Office 2013, le changement sera donc assez mineur.

Outlook 2016

Tout comme ses collègues logiciels, Outlook 2016 propose une fonction de recherche très pratique :

Mais Outlook 2016, c'est surtout sa nouvelle gestion intelligente des emails. En d'autres termes, le logiciel va s'habituer à votre quotidien pour mettre en avant les mails qui sont considérés comme les plus importants. Alors, vous vous en doutez, c'est donc une chose difficile à analyser sur le court terme mais c'est une fonction qui me plait énormément quand on voit, au bout du compte, la quantité journalière de mails reçus ! Et, entre autres choses, ce n'est pas parce que vous envoyez un document Word que vous ne pouvez plus choisir les permissions qui y sont liées :

En conclusion ?

Que dire ? Il faut le dire : les changements sont tout de même moins importants que des anciennes versions vers Office 2013 à son époque. Dans ce contexte, cela vaut-il vraiment le coup de migrer ? Je dirais que, pour ceux qui ont un abonnement à Office 365, cela ne coûte pas plus cher de migrer vers Office 2016. Pour les autres, surtout ceux qui viennent d'anciennes variantes (on pensera à Office 2010 voire Office 2007, pire les versions encore antérieures !), la question peut être réellement posée. D'autant que la notion de cloud est au cœur de toutes les stratégies informatiques aujourd'hui et peut, d'un point de vue pratique, avoir une vraie raison d'être, d'autant plus en entreprise, mais aussi dans le domaine de l'éducation. Pour terminer, on ne connait pas le nombre exact d'utilisateurs d'Office 365, mais Microsoft a communiqué récemment que le nombre mondial d'utilisateurs Office - toute version - était d'1,2 milliard. Pour la France, on communique le chiffre de 26 millions d'utilisateurs. Oui, sans surprise, Office reste une priorité pour Microsoft.